Auslagerung der Compliance

Die Compliance-Anforderungen im Private Banking werden immer komplexer. Kann Auslagerung eine Lösung sein? Von Jürgen App

Aufgaben der Compliance-Funktion

Die zentrale Aufgabe der Compliance Funktion ist die Überwachung und Bewertung der im Unternehmen bestehenden Grundsätze/Verfahren sowie die zur Behebung von Defiziten getroffenen Maßnahmen.

Dies beinhaltet auch regelmäßige Überwachungshandlungen durch risikobasierte Kontrollen um darauf hinzuwirken, dass die internen Regelungen beachtet werden. Grundlage der Überwachungshandlungen ist ein entsprechender Überwachungs-Plan von Compliance. Gegenstand der Tätigkeit von Compliance sind beispielsweise die ordnungsgemäße Kundendokumentation, die Überwachung von Transaktionen und Mitarbeitergeschäften, die Konsultation bei compliance-relevanten Fragestellungen sowie eine professionelle und qualitative Dokumentation und Berichterstattung dieser Tätigkeiten.

 

Erforderliche Ausstattung und Sachkunde der handelnden Personen

Der Compliance-Beauftragte als diesbezüglich maßgebender Akteur muss über die für diese Tätigkeit erforderliche Zuverlässigkeit und über ein ausreichend hohes Maß an Fachkenntnissen und Erfahrung verfügen. Weitreichende Details hierzu wurden durch die BaFin per Verordnung geregelt; im Wesentlichen werden folgende Anforderungen gestellt:

• Kenntnisse der einschlägigen Rechtsvorschriften,
• Kenntnisse der Verwaltungsvorschriften und Verlautbarungen,
• Kenntnisse der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse der Compliance Funktion und des Compliance-Beauftragten.

Nach den bestehenden Vorgaben der BaFin gilt der Sachkundenachweis eines Compliance-Beauftragten insbesondere durch ein Abschlusszeugnis eines Studiums der Rechts- oder Wirtschaftswissenschaft oder bestimmter bankfachlicher Abschlüsse (z.B. Bankbetriebs-/fachwirt bzw. -kaufmann) als nachgewiesen, wenn darüber hinaus eine fachspezifische Berufspraxis nachgewiesen werden kann.

Die Einhaltung dieser Anforderungen ist grundsätzlich jährlich durch einen externen Prüfer zu bestätigen. Zuweilen überprüft auch die Aufsicht selbst die ordnungsgemäße Ausstattung der Compliance-Funktion. Der Compliance-Beauftragte ist der BaFin namentlich zu melden.

Darüber hinaus ist eine sogenannte „Compliance-Quote“ gegenüber der Aufsicht offenzulegen. Hierbei gibt die Quote das Verhältnis der Mitarbeiter der Compliance-Funktion (ggf. zeitanteilig) zur Gesamtzahl der relevanten Mitarbeiter des Unternehmens an. Diese Quote ist durch den Prüfer im jährlichen Prüfungsbericht zu berichten.

 

Überlegungen zur Auslagerung der Compliance-Funktion

Bei vielen Unternehmen sind die zeitlichen bzw. fachlichen Ressourcen zur ordnungsgemäßen Abdeckung der Anforderungen nicht immer in dem benötigten Umfang verfügbar. Daher bietet es sich an, ggf. über die Auslagerung dieser Funktion an einen externen Experten nachzudenken.

Entscheidet ein Unternehmen, die Compliance-Funktion auszulagern, so ist es möglich anstatt einer unternehmensinternen Person den Mitarbeiter eines Auslagerungsunternehmens oder einen selbständig/ freiberuflich tätigen Compliance-Beauftragten zu benennen. Zu beachten ist jedoch, dass die Verantwortung des Compliance-Beauftragten nicht auf mehrere Personen verteilt werden kann. Es muss sichergestellt sein, dass der Dienstleister u.a. über die nötige fachliche Kompetenz und die individuell erforderlichen personellen, sachlichen und sonstigen Mittel verfügt. Des Weiteren muss bei einer Auslagerung der Compliance Funktion auch deren Dauerhaftigkeit gewährleistet sein. Eine Fragmentierung der Compliance Funktion z.B. durch Weiterverlagerung ist zu vermeiden. Der Compliance-Beauftragte übt seine Tätigkeit in jedem Fall unabhängig aus.

Im Rahmen einer Auslagerung sind auch bestimmte vertragliche Anforderungen zu beachten. Dabei ist die Tätigkeit des Dienstleisters im Vorfeld schriftlich vertraglich zu fixieren und ausreichend detailliert ggf. in einem Service-Level Agreement festzuhalten; bei den Inhalten der Vereinbarung sind bestimmte aufsichtsrechtliche Mindestvorgaben zu beachten.

 

Fazit

Die gesetzlichen Vorgaben stellen hohe Ansprüche an die Compliance-Funktion. Durch Auslagerung dieser Funktion kann ggf. eine betriebliche Entlastung bzw. eine höhere Fachkompetenz erreicht werden.

Daneben kann durch einen externen Dienstleister die Überwachung sowie die erforderliche qualitative Dokumentation und Berichterstattung bezüglich der durchgeführten Tätigkeiten möglicherweise mit größerer Unabhängigkeit erfolgen.